KERANGKA KERJA MANAGEMEN ENERGI

KERANGKA KERJA MANAGEMEN ENERGI

LANGKAH 1. Membuat Komitmen
LANGKAH 2. Perhitungan Kinerja
LANGKAH 3. Menetapkan Tujuan
LANGKAH 4. Menetapkan Kerangka Kerja
LANGKAH 5. Menjalankan Kerangka Kerja
LANGKAH 6. Evaluasi Kemajuan
LANGKAH 7. Menghargai Pencapaian

. MEMBUAT KOMITMENT
Membuat Komitmen adalah hal pertama yang harus dilakukan, karena tanpa komitmen sebaik apapun program tidak akan berjalan secara berkesinambungan dan langgeng. Program dapat dihentikan kapan saja, tergantung pandangan dari management dan pelaksananya. Maka dari itu komitmen harus ditetapkan sebelum mulai melaksanakan program ini. Salah satu hal yang akan meneguhkan komitmen adalah pandangan bahwa program ini dapat memberi keuntungan finansial dan jika dilaksanakan terus menerus akan meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Komitmen tidak tergantung dari ukuran perusahaan atau organisasi. Managemen harus menetapkan komitmen sejak awal agar nantinya dapat mengalokasikan tenaga kerja/staff dan dan pendanaan untuk menjamin pelaksanaan yang berkesinambungan.
Untuk dapat melaksanakan program ini, managemen perlu membentuk satuan kerja khusus untuk melaksanakan program ini dengan dedikasi penuh, dan menetapkan kebijakan energi yang kuat.

a. Menunjuk “Manager Energi”
Penunjukan Manager Energi adalah salah satu titik krusial yang harus dipenuhi untuk mendapatkan hasil yang optimal dari program energi ini. Manager Energi berperan penting dalam menjamin terlaksananya program dan mengarahkan keseluruhan organisasi untuk tetap berjalan dalam koridor program energi.
Seorang Manager Energi tidak harus seorang ahli dalam masalah energi dan masalah teknis. Yang terpenting adalah dia harus menjiwai spirit program energi yang akan mampu memberi keuntungan ekonomi dan manfaat pada lingkungan atau perusahaan. Manager Energi bisa ditunjuk sebagai pejabat tetap (bersifat struktural) ataupun melekat pada jabatan yang telah ada (bersifat fungsional).
Tugas seorang Manager Energi antara lain :
1. Mengkoordinir dan mengarahkan program energi secara keseluruhan.
2. Bertindak sebagai perwakilan management.
3. Mengkampanyekan manfaat management energi di dalam organisasi.
4. Merancang kebijakan energi.
5. Menghitung besaran yang dapat dicapai dari program managemen energi.
6. Membentuk dan memimpin Team Energi.
7. Mengendalikan sumber daya yang memadai untuk menjamin pelaksanaan managemen energi strategis.
8. Menjamin akuntabilitas dan komitmen dari manajemen inti.
9. Mengidentifikasi peluang untuk peningkatan dan menjamin pelaksanaannya.
10. Mengukur, menelusuri, mengevaluasi, dan mengkomunikasikan hasilnya.
11. Memberi penghargaan untuk setiap pencapaian kemajuan.

b. Membentuk Team Energi
Keputusan mengenai pemakaian energi sehari – hari mempengaruhi hajat hidup orang banyak, maka dari itu harus juga melibatkan orang banyak dalam penyusunan programnya. Membentuk Team Energi akan banyak membantu dalam menyatukan kepentingan orang banyak berkaitan dengan managemen energi. Tugas Team Energi selain melaksanakan program energi yang khusus pada bidang kerja masing – masing, Team Energi juga menghitung, menelusuri, dan mengevaluasi kinerja energi dan mengkomunikasikannya dengan managemen, karyawan, dan stake holder.
Jumlah anggota Team Energi bervariasi, tergantung ukuran organisasi. Namun, selain menunjuk orang – orang tertentu yang akan berdedikasi penuh melaksanakan program energi, ada baiknya juga menunjuk perwakilan dari tiap bidang yang akan berperan dalam implementasi program energi terkait bidangnya.

. Menghitung Kinerja
Memahami pola pemakaian energi baik saat ini maupun masa depan adalah dasar sebuah organisasi mengenali peluang peningkatan kinerja energi dan meraih keuntungan ekonomis.
Menghitung Kinerja harus dilakukan secara periodik sebagai bagian dari proses evaluasi pemakaian energi pada semua peralatan, fasilitas dan menetapkan landasan perhitungan sebagai pembanding perhitungan efisiensi.
Aspek kunci perhitungan kinerja adalah :

a. Pengambilan dan managemen data
Mengambil dan menelusuri data – mengumpulkan informasi pemakaian energi dan mendokumentasikannya secara teratur.
b. Penetapan Landasan dan Perbandingan
1. Menetapkan landasan sebagai titik awal perhitungan untuk mengukur kemajuan
2. Membandingkan kinerja energi satu sama lain, antara sesama rekan kerja atau dengan pesaing, dan membandingkannya antar waktu sehingga dapat memilah prioritas agar dapat fokus untuk perbaikan.
c. Analisa dan evaluasi
1. Mengerti pola pemakaian energi dan kecenderungannya.
2. Assessment Teknis dan Audit untuk mengevaluasi kinerja operasional dari peralatan untuk menentukan potensi perbaikan.
Perhitungan kinerja energi akan membantu untuk :
• Memilah pemakaian energi saat ini, berdasarkan atas tipe bahan bakar, tipe operasi, tipe fasilitas, dll.
• Mengenali/mengidentifikasi peralatan/fasilitas yang kinerja energinya baik, untuk diterapkan ditempat lain.
• Memprioritaskan peralatan/fasilitas yang berkinerja rendah untuk dapat segera ditangani.
• Memahami kontribusi pemakaian energi pada biaya operasi.
• Mengembangkan perspektif sejarah dan konteks untuk mengambil keputusan dan melakukan tindakan di masa depan.
• Menetapkan titik referensi untuk pengukuran kinerja dan pemberian penghargaan jika kinerjanya baik.
Menetapkan Tujuan
Keinginan untuk mencapai tujuan/target kinerja akan menghidupkan aktifitas manajemen dan merangsang perbaikan yang berkesinambungan. Menetapkan tujuan yang jelas dan terukur sangat penting untuk menjamin dipahaminya hasil yang akan dicapai, pengembangan strategi efektif, dan pencapaian keuntungan finansial.
Tujuan yang dinyatakan dengan jelas, akan memandu pengambilan keputusan sehari – hari, dan akan menjadi acuan untuk menelusuri dan mengukur kemajuan. Komunikasi dan publikasi tujuan program akan memotivasi staff untuk mendukung usaha – usaha managemen energi di seluruh organisasi.
Dibawah ini adalah sejumlah cara efektif untuk menyusun target kinerja yang jelas :
a. Menetapkan cakupan
b. Mengestimasi potensi pengembangan : mengkaji acuan, melakukan kajian perbandingan untuk menetapkan potensi & tingkat peningkatan, serta melakukan assessment & audit teknis
c. Menetapkan tujuan : menciptakan dan menyampaikan tujuan yang jelas dan terukur, dengan tanggal target, untuk keseluruhan organisasi, fasilitas dan unit lainnya.
Menetapkan tujuan dengan tepat akan membantu pekerjaan Manager Energi dalam hal :
• Menetapkan aras pengembangan di keseluruhan organisasi
• Mengukur kesuksesan program managemen energi
• Membantu Energy Team untuk mengidentifikasi kemajuan atau kemunduran dari pelaksanaan program
• Menunjukkan komitmen untuk mengurangi dampak lingkungan
• Membuat jadwal untuk jadwal upgrade dan mengenali milestone
. Menetapkan Kerangka Kerja (Action Plan)
Dengan tujuan yang telah ditetapkan, organisasi sekarang dapat melangkah ke tahap berikutnya yaitu mengembangkan kerangka kerja peningkatan kinerja energi.
Organisasi yang sukses mengembangkan rencana yang terperinci untuk menjamin proses yang sitematis dalam penerapan program kerja.
Tidak seperti kebijakan energi yang bersifat jangka panjang dan mencakup hal yang bersifat umum, rencana program kerja harus secara periodik di perbarui, minimal dalam periode tahunan, untuk menunjukkan pencapaian terbaru, perubahan tingkat kinerja, dan prioritas perubahan.
Karenacakupan dan skala rencana kerja bergantung pada organisasi, langkah – langkah dibawah ini akan membantu menyusun langkah awal perencanaan :
• Menjabarkan langkah dan target teknis
• Menetapkan peraturan dan sumber daya.
Upayakan munculnya imbal balik dari managemen dan semua lini organisasi yang terkena imbas rencana program kerja sebelum melakukan finalisasi. Lakukan kerja sama dengan Team Energi untuk mengkomunikasikan rencana program kerja kepada semua lini organisasi.
Saran – saran
Menciptakan strategi yang merakyat yang akan memberi peran dan aktivitas pada semua orang di organisasi akan membantu menyatukan aktivitas managemen energi yang baik. Saat mengembangkan rencana program kerja, pertimbangkan :
• Lakukanlan brainstorming dengan berbagai departemen untuk membantu mereka memutuskan cara mereka untuk berkontribusi.
• Buatlah kompetisi untuk mendapatkan ide – ide baru untuk program efisiensi dari seluruh lini organisasi
• Carilah rekomendasi dari Team Energi dan personel kunci lainnya.
Menjalankan Kerangka Kerja
Orang dapat membuat atau bahkan merusak program kerja. Meraih dukungan dan kerjasama dari tokoh – tokoh kunci dari tingkat – tingkat yang berbeda di dalam organisasi adalah faktor penting untuk kesuksesan implementasi rencana program kerja.
Selain itu, pencapaian tujuan lebih sering bergantung kepada kesadaran, komitmen, dan kemampuan orang – orang yang akan menjalankan program.
Untuk menjalankan program kerja agar berhasil, pertimbangkan langkah – langkah berikut :
• Buatlah rencana komunikasi – kembangkan informasi yang akan ditujukan untuk tokoh – tokoh kunci tentang program managemen energi
• Bangkitkan kesadaran – bangun dukungan dari setiap tingkatan organisasi untuk pelaksanaan managemen energi dan pencapaian tujuan.
• Bangun kompetensi – melalui training, akses kepada informasi, dan sampaikan keberhasilan, prosedur, dan teknologi, maka kapasitas dari tiap staf akan meningkat.
• Motivasi – ciptakan insentif yang akan merangsang staf untuk meningkatkan kinerja energi mereka untuk mencapai tujuan.
• Lacak dan monitor – gunakan sistem pelacakan & penelusuran yang dikembangkan sebagai bagian dari rencana kerja untuk melacak & menelusuri dan monitor secara teratur.
Mengevaluasi kemajuan
Mengevaluasi kemajuan dilakukan dengan membandingkan data pemakaian energi dan pelaksanaan kerangka kerja yang dilakukan.
Hasil evaluasi dan informasi yang didapatkan selama proses pengkajian digunakan oleh semua lini manajemen agar dapat mengembangkan kerangka kerja yang sudah ada, kemudian dapat mengenali best practices yang telah dilakukan, untuk kemudian menetapkan target kinerja yang baru.
Langkah langkah kuncinya adalah sebagai berikut :
1. Mengukur hasil : membandingkan hasil kinerja saat ini dengan target yang telah ditetapkan
2. Mengkaji kerangka kerja : memahami aktivitas mana yang memberikan hasil yang baik, dan mana yang tidak, dalam rangka mengenali best practices.
Evaluasi kinerja energi dan efektifitas kegiatan managemen energi secara teratur akan membantu Manager Energi untuk :
• Mengukur efektifitas proyek dan program yang telah diterapkan.
• Membuat keputusan untuk proyek efisiensi energi di masa depan.
• Memberi penghargaan pada individu dan team yang telah melaksanakan tugasnya dengan baik.
• Mendokumentasikan semua potensi penghematan termasuk manfaat non-material yang nantinya dapat diwujudkan dimasa yang akan datang.
Menghargai Pencapaian
Menghargai pencapaian adalah salah satu cara yang telah terbukti efektif untuk menjaga momentum dan meraih dukungan keberlangsungan program. Memberi penghargaan kepada mereka yang telah membantu organisasi mencapai kemajuan, akan memotivasi staff lainnya untuk melakukan hal yang sama dan membawa suasana positif pada jalannya program managemen energi. Lebih dari itu, penghargaan dari luar pun perlu dicari. Menerima penghargaan dari luar akan lebih menegaskan pentingnya program managemen energi, baik pada sisi internal dan external organisasi serta stakeholder.